Sok olyan ügyféllel találkozunk mindennapi munkánk során, akik nincsenek teljesen tisztában azzal, mi a menete egy közjegyzői (ügyleti) okirat elkészítésének, ezért röviden szeretnénk ebbe bepillantást nyújtani.
Mi a közjegyzői ügyleti okirat?
A közjegyzői ügyleti okirat a Közjegyzői törvény szerint egy jogügyletre vonatkozó akaratnyilvánítás tényét tanúsítja. Ez azt jelenti, hogy ilyenkor az ügyfelek közokiratban kötnek például adásvételi, ajándékozási, lakásbérleti, kölcsön-, házassági vagyonjogi, házastársi közös vagyon megosztásáról szóló vagy más egyéb szerződést, közokiratban tesznek végrendeletet (ún. közvégrendelet), vagy közokiratban vállalnak egyoldalú kötelezettséget egy magánokiratban már létrejött szerződésből eredő kötelezettségük teljesítésére (pl. kölcsön visszafizetése és kamatok megfizetése; bérelt lakásingatlan kiürítése) a közvetlen végrehajthatóság biztosítása céljából.
Hol terjeszthető elő kérelem?
A kérelem az ügyfél által kiválasztott bármelyik közjegyzőnél előterjeszthető: az eljárásra az a közjegyző illetékes, ahol a kérelmét az ügyfél előterjesztette. A más (pl. banki ügyintéző, bérbeadó) általi időpontfoglalás az ezen személy által preferált közjegyzőnél nem jelenti a közjegyzői eljárás megindulását, így nem zárja ki, hogy az ügyfél maga keressen közjegyzőt saját szempontjai (pl. időbeosztás, ügyfélfogadási idő, munkahelyhez/lakóhelyhez való közelség, megközelíthetőség stb.) szerint.
Időpontot kérek!
A közjegyzői okirat előkészítése
A közjegyzőnek meg kell ismernie az ügyfél szándékát, vagyis hogy mire (milyen jogügyletre) vonatkozóan szeretné a közjegyzői okirat elkészítését és milyen tartalommal.
a) A magánokiratba foglalt megállapodás, okirat-tervezet megküldése
Ehhez esetenként az is elegendő, ha az ügyfél megküldi a már megkötött magánokiratot elektronikus formában, és jelzi, milyen tartalmú okirat elkészítését kéri (pl. kiürítési/kiköltözési nyilatkozat tétele), illetve megküldi a közjegyzőnek azt a tervezetet (pl. banki, lakástakarékpénztári szerződés, illetve a magánszemélyek, vállalkozások közötti kölcsönszerződés), amely alapján a közjegyzői okirat elkészíthető.
b) Személyes megbeszélés
Más esetekben egy vagy több személyes, bizalmi légkörben lefolytatott megbeszélés nyomán alakul ki az ügyfélben, milyen tartalmú jogügyletet kér közjegyzői okiratba foglalni. A közjegyző – szemben az ügyvéddel – jogi tanácsot nem adhat, de megfelelő tájékoztatással segíti az ügyfél döntését.
A közjegyző a személyes megbeszélések, elektronikus vagy telefonos egyeztetések alapján készíti elő az okiratot.
A közjegyzői okirat elkészítése
a) megjelenés a közjegyző előtt és a helyszíni eljárás
Az okirat előkészítését követően az ügyfélnek (valamennyi ügyfélnek) meg kell jelennie a közjegyző előtt az okirat elkészítése végett. Ebből a célból rugalmasan tudnak időpontot foglalni a kiválasztott közjegyzői irodában. Kivételesen elkészíthető az okirat a helyszínen is (vagyis a közjegyző hivatali helyiségén kívül), ekkor viszont magasabb közjegyzői munkadíjat kell fizetni.
b) személyes eljárás vagy meghatalmazotti képviselet
Bizonyos ügyleteknél (pl. végrendelet, házassági vagyonjogi szerződés) a feleknek személyesen kell részt venni az eljárásban, míg ilyen jogszabályi előírás hiányában meghatalmazott képviselő is eljárhat.
c) a meghatalmazás formai követelményei
Az okiratszerkesztési eljárásban csak olyan meghatalmazás fogadható el, amelyet közokiratba vagy olyan magánokiratba foglaltak, amelyen a meghatalmazó aláírását közjegyző hitelesítette.
d) van-e lehetőség elektronikus kapcsolattartásra?
A COVID 19 járvány miatti megszorítások miatt átmenetileg lehetőség volt az eljárás egy részének (az okirat felolvasásának) videokonferencia útján való lebonyolítására, viszont az ügyfeleknek be kellett fáradniuk a közjegyzői irodába, ahol személyazonosságuk ellenőrzését követően írták alá az okiratot. Jelenleg az eljárás ily módon nem folytatható le. Sok hír olvasható azonban mostanság arról, hogy a jövőben a közjegyző előtti személyes megjelenést felválthatja a kizárólag elektronikus (pl. videokonferencia) úton való kapcsolattartás, amelynek során szerepet kaphatnak mesterséges intelligencián alapuló megoldások is (így annak feltárására, hogy az ügyfél érti-e az okirat tartalmát).
e) személyazonosság ellenőrzése
Az okirat elkészítésének napján a közjegyzőnek – ha személyesen nem ismeri – meg kell győződnie az ügyfél személyazonosságáról. Ennek során a közjegyző a Jogügyletek biztonságát erősítő adatszolgáltatási keretrendszer (közismert nevén: JÜB) útján adatokat kér le központi nyilvántartásokból, és ezen adatokat összeveti az ügyfél által felmutatott igazolványok (személyazonosító igazolvány, útlevél, vezetői engedély, lakcímet igazoló hatósági igazolvány stb.) adataival, fénykép segítségével beazonosítja az előtte megjelent személyt. Ha az ügyfél nem rendelkezik érvényes okmányokkal, személyazonosságát két ún. azonossági tanú (vagyis olyan személyek, akik az ügyfél személyének azonosítására képesek, azaz ismerik az ügyfelet) is igazolhatja.
f) az ügylet lényege
A szabályok megtartásával készített közjegyzői okiratok közokiratnak minősülnek, és ezért kitüntetett szerepet kapnak például peres eljárásokban, hivatalok előtt, emellett közvetlenül végrehajthatóak lehetnek. Mindezek miatt a közjegyzői okirat elkészítésének vannak nélkülözhetetlen garanciális szabályai. Így a közjegyzőnek az okirat elkészítése alkalmával meg kell győződnie arról, hogy az ügyfél rendelkezik-e ügyleti képességgel és jogosultsággal, valamint fel kell tárnia valódi szándékát. Tájékoztatnia kell az ügyfelet a jogügylet lényegéről és jogi következményeiről, majd világosan és egyértelműen írásba kell foglalnia a nyilatkozatát. Ennek érdekében a közjegyző az ügyfélnek kérdéseket tesz fel, és az ügyfélnek is módjában áll kérdezni, tájékoztatást kérni.
g) a közjegyzői okirat felolvasása
A közjegyzőnek az okiratot az ügyfél (illetve képviselője) előtt fel kell olvasnia. Mivel ez nem az ügyfél jogaként, hanem a közjegyző kötelességeként kapott megfogalmazást a Közjegyzői törvényben, ezért a felolvasásról az ügyfél nem tud lemondani, a felolvasás – a törvényben meghatározott szűk körű kivételtől eltekintve – nem mellőzhető. A felolvasást követően a közjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy a közjegyzői okiratban foglaltak megfelelnek-e fél akaratának. Ha fenti kötelezettségeinek a közjegyző nem tesz eleget, az elkészített okirat nem minősül közokiratnak.
A közjegyző előtti okiratszerkesztési eljárásban az ügyfeleknek igazmondási kötelezettségük van, ennek megszegése, így például valótlan tények közokiratba foglalásánál való közreműködés (pl. annak kijelentése az okiratban, hogy a közjegyzői okirat felolvasása megtörtént), büntetőjogi következményekkel járhat.
h) az okirat aláírása
Az okiratot az ügyfél (illetve képviselője) aláírja, a közjegyző pedig hivatali aláírásával (vagyis aláírásával és hivatali körpecsétjével) látja el. Jelenleg még leginkább csak papír alapon készülnek az eredeti okiratok, az informatikai fejlesztésekkel azonban várhatóan egyre elterjedtebbek lesznek a tisztán elektronikus közjegyzői okiratok. Az eredeti okirat egy példányban jön létre, amelyet a közjegyző, később a közjegyzői kamara leváltára őriz.
Hiteles kiadványok
Az eredeti okiratról akár annak elkészítésével egyidejűleg, akár egy később előterjesztett kérelemre, az arra jogosult részére ad ki a közjegyző hiteles kiadmányt, a levéltár pedig hiteles másolatot papír alapon vagy elektronikus formában. Az elektronikus hiteles kiadmányok (másolatok) már ma is széles körben használtak, papírkímélő, környezettudatos választásnak tekinthetők.
Időpontot kérek!